Zoom sur la checklist d’un déménagement d’entreprise

Donner obligatoirement le préavis de résiliation du bail 6 mois avant la date de déménagement

Pourquoi déménager votre entreprise ?

Avant tout, vous devez faire le point sur les raisons qui vous incitent à déménager votre entreprise (bureau plus grand, locaux mieux situés, etc.). Le mieux serait que vos collaborateurs adhèrent à ce projet de déménagement. Pour cela, projetez-les en dressant une liste de leurs suggestions (salle de repos, etc.). Bien sûr, autant les motiver à changer de cadre de travail de manière à préserver l’énergie globale des équipes ! Et que le changement des locaux ne soit pas une source de frustrations pour eux.

La signature du nouveau bail

Il est temps pour vous de chercher de nouveaux bureaux. Mais avant de signer le nouveau bail, nous vous recommandons de réaliser un audit des lieux (branchements informatiques, ligne téléphonique, électricité, chauffage, etc.) et de vérifier les clauses du contrat. Si l’audit détermine que des travaux de rénovation sont nécessaires, alors mieux vaut prévoir un plan d’aménagement des nouveaux locaux. Vous pouvez ensuite contacter des maîtres d’œuvre pour les travaux à réaliser. Après avoir signé le nouveau bail, respectez bien le préavis d’au moins 6 mois pour envoyer une demande de résiliation du bail actuel, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte d’huissier.

La recherche de sociétés spécialisées dans le déménagement des entreprises

Prévoyez une date de déménagement (même estimatif), puis rédigez le cahier des charges du transfert en précisant vos besoins et contraintes. Vous contactez ensuite plusieurs déménageurs professionnels, en vous renseignant bien s’ils prennent en charge ou non le transfert des équipements informatiques. Une fois les devis reçus, vous étudiez les différentes prestations proposées (également la question de l’assurance du transfert). Notez qu’un déménageur professionnel expérimenté dans le transfert des entreprises doit bien comprendre vos spécificités et vos contraintes. Aussi n’hésitez pas à vérifier les références et les avis.

L’étude des contrats de travail et l’annonce du déménagement aux salariés

Avant toute chose, vous devez étudier attentivement les contrats des salariés et vérifier aussi l’impact généré par le déménagement. Si une clause de mobilité est prévue dans le contrat, un déménagement d’entreprise n’implique pas forcément l’accord des salariés. Mais dans le cas contraire, les salariés doivent donner leur accord et s’il y a un refus catégorique de déménager dans de nouveaux locaux, vous pouvez lancer une procédure de licenciement économique.

Valider une date de déménagement et sélectionner une entreprise spécialisée (4 à 5 mois avant)

Suite aux différents devis reçus, il faut sélectionner l’entreprise de déménagement qui prendra en charge le transfert dans les nouveaux bureaux, puis remplir minutieusement la déclaration de valeur à l’issue de la visite technique. Vérifiez que la société dispose de références solides et d’avis positifs qui appuieraient votre décision. Vous devez ainsi valider une date définitive pour le jour du déménagement. Choisissez de préférence un week-end pour ne pas gêner le travail en semaine sinon, vous pouvez toujours planifier un ou deux jours de télétravail si vous n’avez pas d’autres choix de date.

Pour mieux gérer la préparation et l’organisation du déménagement, il est indispensable de recourir à un rétroplanning ou une liste suffisamment détaillée de choses à faire. Cela va vous aider à avoir une meilleure visibilité des étapes à franchir, mais aussi à n’oublier aucun détail. Que ce soit dans le plan de communication (interne, externe), le suivi en cas de travaux ou la préparation des cartons, vous êtes certain de passer en revue tous les aspects.

Si le nouveau bâtiment doit faire l’objet de travaux de rénovation, alors il faut contacter l’entreprise qui s’en chargera. Assurez-vous aussi du bon état des locaux actuels à l’aide d’un état des lieux (notamment le bon fonctionnement de l’électricité, du gaz, de l’eau, etc.). Si besoin, vous devez faire les travaux nécessaires pour une remise en l’état ou en conformité.

Désigner un responsable ou une équipe dédiée au projet de déménagement (2 à 3 mois avant)

Il est désormais indispensable de désigner un responsable ou une équipe qui assisterait les collaborateurs avant, pendant et après le déménagement. Cela permet de réaliser le transfert avec l’adhésion du plus grand nombre, ou du moins, de mieux gérer les résistances qui peuvent naître après l’annonce du projet de transfert. Vous pouvez aussi fédérer vos équipes autour en recueillant leurs suggestions et leurs attentes sur les nouveaux bureaux (préférences, idées d’agencement, etc.).

C’est aussi l’occasion d’investir dans des équipements plus ergonomiques ou une nouvelle décoration (qui soit plus en adéquation avec le besoin de confort des collaborateurs). Il ne vous reste plus qu’à démarrer l’agencement de la nouvelle structure, tout en vérifiant le bon déroulement des travaux en cours.

Suivant l’avancement des travaux du nouveau bâtiment, proposez aussi une petite heure de visite des nouveaux locaux à vos salariés. Cela les projette encore plus et renforce le sentiment d’appartenance si vous avez pris en compte certaines idées. Ils peuvent mieux réfléchir à la façon dont ils peuvent se rendre sur le nouveau lieu de travail et évaluer le temps de trajet.

Un mois avant jusqu’à J-1 : préparation des cartons et communication aux partenaires de l’entreprise

Il est temps de vider les placards et préparer les cartons, du moins les affaires dont vous ne vous servirez pas jusqu’à votre nouvelle installation. Certaines affaires seront rangées jusqu’à J-1 : c’est le cas du parc informatique, qu’il faudra soigneusement étiqueter pour mieux vous y retrouver. Pour faciliter le déménagement, n’hésitez pas à attribuer un code à chaque service. Les codes serviront de repérage pour la livraison dans les nouveaux bureaux. Un plan de disposition des cartons reste un document indispensable pour que chaque service puisse aisément retrouver son mobilier et matériel.

Dans les nouveaux locaux, assurez-vous que le câblage des lignes de communication soit bien effectué (internet, téléphone). Et profitez-en pour contacter une société de nettoyage professionnel, pour être certain de déposer les cartons dans un environnement propre et prêt à recevoir vos équipes.

C’est aussi le bon moment pour effectuer les formalités de changements d’adresse auprès des différents organismes (URSSAF, sécurité sociale, caisse de retraite, centre des impôts, assurance, banque, abonnements, etc.). Pensez aussi à informer les clients et les fournisseurs du changement d’adresse. Mettez aussi à jour vos documents administratifs et commerciaux, mais également le site internet et les signatures d’e-mail. Et si vous possédez des véhicules professionnels, pensez-bien au changement de carte grise.

Le jour J : déménagement des cartons, des meubles et du parc informatique

Le jour du déménagement consiste à transférer l’ensemble de vos affaires d’entreprise dans les nouveaux locaux. Veillez ainsi à vous assurer que rien n’ait été oublié dans l’ancien bâtiment, et que tous les cartons soient déposés dans les bons bureaux à l’arrivée. Suivant vos besoins, vous pouvez aussi recourir à une solution de stockage temporaire, notamment pour les documents et les archives de l’entreprise. Le nettoyage de l’ancien local doit être idéalement effectué le jour du retrait des cartons, les déchets évacués et si une destruction des archives a lieu sur votre demande, vous devez recevoir un certificat de destruction des documents.

Grâce à une checklist de toutes les opérations à effectuer, vous pouvez préparer sereinement le changement d’adresse de votre structure. Et plus vous vous y prenez tôt, mieux c’est pour anticiper d’éventuelles difficultés ou contraintes. Spécialisé depuis bientôt 20 ans dans les déménagements des entreprises et des particuliers, pour un transfert local ou sur longue distance, DEMEXPERT reste à votre écoute pour vous accompagner tout au long de votre déménagement de bureau. Nous vous invitons ainsi à consulter nos références clients, qui témoignent du professionnalisme de nos services. Vous aimeriez en savoir plus ? Contactez-nous pour plus d’information.