Comment réaliser le déménagement informatique de votre entreprise à Strasbourg ?
Qu’est-ce qu’un déménagement informatique ?
Un déménagement informatique consiste à transférer tous les équipements informatiques et les accessoires qui participent au fonctionnement normal du système d’information de l’entreprise. Il s’agit ainsi des postes de travail (ordinateurs et meubles informatiques), mais aussi des périphériques (imprimantes, scanneurs, etc.), des composants du réseau et des éléments de câblage.
Ce type de déménagement relève d’une manœuvre délicate et n’est pas sans risque compte tenu de la fragilité des équipements et des composants numériques. Une mauvaise manipulation lors d’un déplacement d’ordinateur ou durant le transport risque d’engendrer des conséquences importantes pour l’activité de l’entreprise.
Il faut avoir conscience qu’un déménagement informatique revient à transférer toute l’infrastructure du système d’information de l’entreprise. Une grande majorité des données indispensables à l’activité et au fonctionnement de l’entreprise y sont répertoriées. Il y a donc un enjeu de sécurité informatique.
L’autre objectif, c’est que vous retrouviez dans les nouveaux locaux une salle informatique opérationnelle. L’idéal, c’est que vos collaborateurs soient en mesure de poursuivre leur travail, grâce à des outils informatiques qui fonctionnent parfaitement. Il y a ainsi un enjeu de continuité d’exploitation.
Pour votre déménagement informatique à Strasbourg, il est préférable de solliciter les services d’un déménageur professionnel reconnu et doté de compétences en la matière. Seul un professionnel qui a l’habitude de gérer les transferts d’entreprise contenant des structures informatiques peut vous accompagner de A à Z, notamment dans les manœuvres délicates.
Comment votre entreprise à Strasbourg peut-elle préparer un déménagement informatique ?
Pour que votre déménagement informatique se déroule dans les meilleures conditions, vous devez planifier et préparer le plus tôt possible les différentes étapes jusqu’au jour-J. Bien que le délai de préparation dépende de la taille de l’entreprise, il vaut mieux s’y prendre au moins 6 mois à l’avance pour être certain de ne rien oublier. Et vous gagnez aussi en tranquillité d’esprit ! Autre chose : prévoyez une date de déménagement de sorte que l’activité de votre entreprise soit la moins perturbée possible (week-end, période creuse). Enfin, vous devez prendre connaissance de vos obligations d’employeur.
Au moins J-6 mois avant votre déménagement informatique à Strasbourg
Vous devez d’abord réaliser l’inventaire du parc informatique à déménager. Tout doit être passé en revue : ordinateurs fixes et portables, périphériques, serveurs, connectiques, câbles. Et dès le début du processus, veillez à tenir compte des avis de l’équipe chargée de l’informatique au sein de votre entreprise. Ils peuvent fournir des conseils précieux tout au long de la préparation du déménagement.
Autre chose essentielle : il faut penser à conserver un schéma de branchement informatique, quitte à en réaliser un. C’est un document qui va vous aider à réeffectuer les branchements nécessaires, dans le nouveau local. Vous devez aussi garder une trace de toutes les procédures informatiques. Cela permet d’assurer une transition efficace et sans arrêt d’exploitation. Un processus bien documenté permet de résoudre plus facilement les dysfonctionnements liés à la nouvelle implantation.
Profitez de votre prochain déménagement informatique pour faire un point sur vos vrais besoins en matière d’hébergement, de téléphonie ou de réseau. À titre d’information, il existe différents types de serveurs d’hébergement (local, externalisé, hybride), suivant l’architecture de votre système d’information.
Cette analyse des besoins informatiques vous permet aussi de concevoir un plan d’implantation précis de tout le matériel informatique. À ce stade-là, vous pouvez repérer si certains équipements risquent de poser problème lors de l’acheminement, et prévoir un matériel adapté (monte-charge). Justement, c’est un déménageur professionnel qui est habituellement chargé d’étudier l’acheminement du matériel informatique jusqu’au camion (et du camion au nouveau bâtiment). D’où l’intérêt de faire appel à un spécialiste du déménagement d’entreprises à Strasbourg.
J-3 mois avant le transfert du parc informatique
Avant tout, vous devez vérifier que le futur local est bien adapté pour accueillir l’ensemble de votre parc informatique. C’est le moment aussi d’inspecter les raccordements Internet, l’état et la qualité des prises informatiques ou encore la couverture Wi-Fi à installer. Et si nécessaire, il vaut mieux réaliser des travaux pour que la nouvelle implantation soit bien conforme et réponde exactement à votre cahier des charges. Ensuite, vous pouvez vous rapprocher des prestataires externes pour demander les raccordements téléphoniques et Internet nécessaires à la nouvelle adresse.
Il est temps aussi de commander le nouvel équipement informatique. La phase d’inventaire qui s’opère plusieurs mois avant vous aide justement à faire le tri entre les équipements informatiques que vous conservez, ceux que vous allez vendre et le matériel qui vous manque.
J-2 mois avant le jour du déménagement à Strasbourg
C’est la période d’étiquetage du matériel informatique. Là encore, tous les équipements et composants doivent être passé au crible. D’ailleurs, n’hésitez pas à faire participer chaque collaborateur à son niveau. Idéalement, tous les employés de votre entreprise s’impliquent activement pour le transfert de leur poste de travail. Il est conseillé de bien étiqueter les câbles et les cordons, en plus des postes de travail. Cela facilite la réinstallation des équipements et la reconnexion des différents systèmes, lors de l’installation dans les nouveaux locaux.
Pour gérer efficacement l’étiquetage, le démontage du matériel, voire l’emballage, pensez à nommer un responsable ou une équipe de projet. Cette personne est en charge de gérer la planification et la préparation du transfert informatique. Il ne s’agit pas forcément de confier cette opération à l’informaticien de l’entreprise, mais plutôt à un salarié ayant des compétences en logistique, dotée d’une capacité d’organisation et de communication.
Ce responsable de projet a notamment pour mission de coordonner les prestataires externes au déménagement. C’est lui qui s’assure que les partenaires ont compris toutes les spécificités de votre déménagement informatique à Strasbourg (fournisseurs d’accès à Internet, opérateurs de services téléphoniques, etc…).
Quelques jours avant le déménagement informatique
Il est temps maintenant de sauvegarder toutes les données informatiques ! Cette étape cruciale garantit la protection des informations de l’entreprise. Profitez-en aussi pour mettre à jour les systèmes devenus obsolètes.
Tous vos collaborateurs doivent finaliser l’étiquetage de leurs équipements de travail. Et à J-1, c’est le démontage du parc informatique (notamment le débranchement de tous les câbles). Il faut aussi protéger le matériel informatique avec des emballages adaptés pour le transport d’équipement fragile (papier bulle, mousse). Lors de l’emballage, assurez-vous que les ordinateurs, accessoires, et périphériques ne se déplacent pas à l’intérieur des cartons. En faisant appel à une entreprise spécialisée dans les déménagements d’entreprise, vous pouvez bénéficier d’une prestation de mise en carton de toute l’architecture informatique, ce qui vous fait gagner en temps et en énergie.
Enfin, n’hésitez pas à donner des instructions précises aux collaborateurs, notamment si des manipulations informatiques doivent être réalisées avant le jour-J, pendant ou après, pour une bonne reconnexion avec le nouveau système.
Le jour-J et le lendemain du déménagement
Le jour-J, le déménageur professionnel achemine l’ensemble des cartons à la nouvelle adresse, et aux endroits prévus par le plan d’implantation, tout en respectant votre cahier des charges.
Au lendemain du transfert d’entreprise, il est temps de réassembler l’intégralité du parc informatique. Tous les collaborateurs vérifient la réinstallation du système informatique, en s’appuyant sur les procédures et les instructions de configuration fournies en amont. N’hésitez pas à réaliser plusieurs tests pour vérifier le bon fonctionnement des ordinateurs, du réseau et des logiciels.
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